Hola,
esta semana he vuelto a tener la misma conversación. Un empresario me cuenta, con ilusión, que va a «meter IA en la empresa». Le pregunto por dónde piensa empezar y me dice lo que me dicen casi todos: por el marketing. Los posts, el chatbot de la web, los correos a la base de clientes.
Y mientras me lo contaba, en su oficina había una persona picando facturas a mano. Una a una.
No es tontería suya. Es lógica humana: el marketing es lo que se ve. Automatizas los posts y esa misma tarde hay movimiento, parece que la máquina ya trabaja para ti. La administración, en cambio, no luce: un proceso bien montado es invisible, se nota en que dejas de pensar en él.
Pero hay una razón mejor para empezar por el papeleo, y casi nadie la cuenta. La administración es lo único que puedes comprobar. Un asiento cuadra o no cuadra. Una factura suma o no suma. Un cobro entró o no entró. Tienes verdad contra la que contrastar lo que hizo la máquina. En marketing no la tienes: no existe una respuesta correcta contra la que comparar el texto que te escribió la IA. Solo existe tu criterio.
Por eso yo automatizo primero donde puedo auditar. Si no hay datos, no hay opinión — tampoco sobre tu propia IA.
El ejercicio de esta semana (30 minutos):
Diez minutos. Escribe la lista real de tareas administrativas de tu semana pasada. La de verdad, no la ideal. Diez líneas bastan.
Quince minutos. Pásale a cada una las tres R:
· Repetitiva — ¿pasa muchas veces al mes, o dos veces al año?
· Reglada — intenta explicarla por escrito en cinco líneas. Si acabas escribiendo «depende» o «eso lo llevo yo», no es una regla: es tu criterio, y el criterio no se automatiza.
· Rastreable — ¿te enterarías si dejara de funcionar? Y si quieres apoyo, pídele esto a la IA, literal: «Te voy a contar diez tareas administrativas de mi empresa.
Para cada una, dime si es repetitiva, si se decide con reglas o con criterio, y cómo sabría yo que ha dejado de funcionar. Señálame las que no cumplan las tres.»Cinco minutos. Quédate con una. La más aburrida de las que cumplan las tres. Esa es tu primera automatización.
Un aviso antes de que te pongas: no automatices nada sin escribir el proceso primero, en una página. Meter IA en un proceso roto no lo arregla; lo acelera roto. Y si tu circuito tiene tres pasos que sobran, lo que consigues son tres pasos inútiles ejecutándose muy rápido y ya nadie sabe por qué están ahí.
Una idea para llevarse: la automatización que se ve casi nunca es la que te ahorra dinero. Empieza por lo aburrido y repetido — lo aburrido es donde está el dinero.
Al final la pregunta no es cuánta IA tienes metida en la empresa. Es cuántas horas has recuperado para pensar, que es lo único que no puede hacer nadie por ti.
Si haces el ejercicio y me cuentas qué tarea te salió elegida, te leo: respondo todos los correos.
Marcos